Chaque événement est différent et nécessite sa propre organisation et son propre budget. Cependant le résultat ultime doit être le même; vos clients doivent repartir heureux et comblés! Ainsi, la manière dont vous planifierez le tout aura un impact direct sur la réussite de votre journée! Inspirons-nous de l’équipe du Domaine des Salamandres, situé en Montérégie, qui a ouvert les portes de son joli vignoble pour accueillir les participants des journées portes ouvertes sur le Circuit des Paysans.
Défi
Lors de ces journées portes ouvertes, Mme Lavoie, copropriétaire du domaine, me confiait qu’elle rencontrait plus d’un défi, en commençant par le nombre de participants qui varie d’une année à l’autre, des conditions météorologiques qui fluctuent et du personnel supplémentaire qu’elle doit engager. En y participant, elle souhaite offrir une activité qui se démarque et incite les participants à venir à son vignoble. En somme, elle désire que ceux-ci puissent vivre une expérience enrichissante et stimulante qui leur permettra de développer un véritable lien d’appartenance envers sa marque, ses produits.
Ensemble, vers la solution
Un plan. Avant de débuter, il est essentiel d’avoir un plan de son événement, de se fixer des objectifs précis, d’établir un calendrier des tâches à faire et de s’y tenir. En procédant ainsi, on épargne les pertes de temps inutiles et on est davantage en contrôle de sa planification. Tout naturellement, l’équipe du Domaine Salamandres voulait organiser une activité pour faire découvrir ses produits et désirait offrir une dégustation gratuite en accord avec des produits locaux.
Un lieu. Un lieu intérieur a été pensé au cas où le beau temps n’aurait pas été au rendez-vous. Il fut donc choisi de positionner l’événement à l’arrière de la belle grange centenaire, qui fait office de chai, tout près des grandes portes qui s’ouvrent sur les champs et qui donnent une magnifique vue. Ainsi, en ouvrant les portes, il est possible d’accueillir un plus grand nombre de personnes.
Des employés en nombre suffisant. On s’est assuré d’avoir suffisamment de personnes pour épauler l’équipe en place, afin d’offrir une expérience client de qualité. Famille et amis se sont joints afin de permettre que tout soit bien en place.
Type d’expérience offerte. Désirant mousser davantage l’expérience de dégustation offerte, l’équipe a fait appel à une experte pour l’aider à bien structurer l’activité. D’un commun accord, elles ont décidé que la sommelière serait présente pour animer 3 ateliers de dégustation lors de l’événement. Ensemble, elles ont travaillé à élaborer des accords harmonieux avec des produits régionaux. Bien que les accords visaient à bonifier l’expérience et les vins du vignoble, ils ont aussi permis d’offrir un moment d’apprentissage à la clientèle de par l’animation offerte autour des produits et des vins. Ainsi, l’apport de professionnels compétents peut aider à l’organisation et apporte une notoriété à un événement.
Promotion de l’événement. L’équipe a mis en place une stratégie pour promouvoir l’événement. Sur les réseaux sociaux, le tout a été publicisé en mettant en valeur les éléments clés de l’événement, comme l’activité de dégustation offerte par une sommelière, les types d’accords avec les produits locaux, le lieu bucolique et l’offre des ateliers animés. Au final, la visite chez le vigneron devenait un moment de pur plaisir, de découverte et d’apprentissage!
Les journées ont été de belles réussites et les excellents commentaires recueillis ont démontré que les efforts consentis ont valu la peine. À la grande joie de l’équipe, certains de ces participants sont devenus de véritables ambassadeurs de leurs produits et ils ont le plaisir de les revoir régulièrement!
Photos: Domaine des Salamandres
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Nadia Dufour est sommelière, formatrice et conseillère aux entreprises en agrotourisme et tourisme gourmand. Depuis 2015, elle soutient le développement des entreprises et collabore à de nombreux projets avec l’AATGQ. Ce travail l’a amenée à accompagner plus de 160 producteurs, artisans-transformateurs et chefs de toutes les régions du Québec dans l’adoption de bonnes pratiques d’affaires.
