Chaque événement est différent et nécessite sa propre organisation et son propre budget. Cependant le résultat ultime doit être le même; vos clients doivent repartir heureux et comblés! Ainsi, la manière que vous planifierez le tout aura un impact direct sur la réussite de votre journée! Inspirons-nous de l’équipe du Domaine des Salamandres situé en Montérégie qui a ouvert les portes de son joli vignoble pour accueillir les participants des journées portes ouvertes sur le Circuit des Paysans.
Défi
Lors de ces journées portes ouvertes, Mme Lavoie, copropriétaire du domaine me confiait qu’elle rencontrait plus qu’un défi. En commençant par le nombre de participants qui varie d’une année à l’autre, des conditions météorologiques qui fluctuent et du personnel supplémentaire qu’elle doit engager. En y participant, elle souhaite offrir une activité qui se démarque et incite les participants à venir à son vignoble. En somme, elle désire que ceux-ci puissent vivre une expérience enrichissante et stimulante qui leur permettra de développer un véritable lien d’appartenance avec sa marque, ses produits.
Ensemble, vers la solution
Avant de débuter, il est essentiel d’avoir un plan de son événement, de se fixer des objectifs précis, d’établir un calendrier des tâches à faire et de s’y tenir. En faisant ainsi, on épargne les pertes de temps inutiles et on est davantage en contrôle de sa planification.
Tout naturellement, l’équipe du Domaine Salamandres voulait mettre en avant ses produits et désirait offrir la dégustation gratuite de certains de ses produits en accord avec des produits locaux.
De plus, un lieu intérieur a été privilégié pour contrer la météo. On a donc choisi de positionner l’événement à l’arrière de la belle grange centenaire, qui fait office de chai, tout près des grandes portes s’ouvrant sur les champs. Si le beau temps se pointe, on pourra ouvrir les portes et permettre l’accueil d’un grand nombre de personnes.
La famille et les amis seront là aussi pour épauler l’équipe en place. Désirant mousser davantage son expérience, l’équipe a fait appel à une sommelière pour l’aider à mieux structurer sa dégustation et d’un commun accord, ils ont décidé qu’elle sera présente pour animer 3 ateliers de dégustation lors de l’événement.
Ensemble, ils ont collaboré pour élaborer des accords harmonieux qui ont bonifié les vins du vignoble. De plus, le tout a été publicisé sur les médias sociaux et autres supports médiatiques en mettant en valeur les éléments clés, soit la dégustation en accord avec des produits locaux, le lieu bucolique et l’offre des ateliers.
Ainsi, l’apport de professionnel compétent peut aider à l’organisation et apporte une notoriété à votre événement. Les journées ont été de belles réussites et les excellents commentaires recueillis ont démontré que les efforts consentis ont valu la peine. À la grande joie de l’équipe, certains de ces participants sont devenus de véritables clients qu’ils ont le plaisir de revoir d’année en année!
